Privacy statement voor klanten in de meest ruime zin van het woord (klant, opdrachtgever, particuliere klant dienstencheques, prospect, leverancier, consultant, …)

Bij Human Gold hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke gegevens die wij verzamelen. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België (Dit zijn de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR).

We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.

In deze privacy statement leggen we uit wie we zijn, wanneer en waarom we uw persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.

Deze privacy statement is voor u bedoeld wanneer u:

  • een contactpersoon bent bij één van onze (potentiële) opdrachtgevers, klanten ofafnemers van één of meerdere diensten van Human Gold;
  • een particulier bent die diensten afneemt of wenst af te nemen in het kader van onze dienstencheque-activiteiten;
  • een contactpersoon bent bij één van onze (potentiële) leveranciers;
  • een externe consultant bent of een contactpersoon bij één van onze externe audit- ofconsultancybedrijven;
  • een contactpersoon bent die door sollicitanten werd opgegeven als referentie in het kader van hun inschrijving bij Human Gold of kandidatuurstelling voor een vacature via Human Gold;
  • een contactpersoon bent bij elke instantie (bedrijf, overheid, beroepsfederatie van werkgevers of van werknemers, school, universiteit, partner, ... ) waarmee wij een vorm van contact of samenwerking (willen) aangaan of onderhouden en waarvan wij persoonsgegevens verzamelen.

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met deze privacy statement.

1. Wie zijn wij?

Human Gold Belgium bvba met maatschappelijke zetel te 3700 Tongeren, Winhofstraat 7 is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (Verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR).

2. Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?

We verzamelen uw gegevens zodra u ze ons zelf overmaakt. Dit kan per e-mail, sms, mondeling (telefonisch, in een Human Gold-kantoor, tijdens een bezoek aan uw bedrijf, op een evenement, opleiding, ...), via afgifte van uw visitekaartje of op enig andere mogelijke wijze.

Dit gebeurt ook wanneer u door uw bedrijf of organisatie bij ons wordt aangemeld als contactpersoon voor onze dienstverlening of wanneer u als particuliere klant door derden wordt aangemeld om gebruik te willen maken van onze dienstverlening in het kader van dienstencheques.

We kunnen uw gegevens ook verzamelen wanneer deze publiek toegankelijk zijn gemaakt, of wanneer u deze zelf openbaar heeft gemaakt op publieke/sociale media (vb. LinkedIn) en hieruit zou blijken dat u voor ons de juiste contactpersoon bent om mee in gesprek te gaan in het kader van onze dienstverlening.

3. Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

We verzamelen uw persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder u daarvan op voorhand te verwittigen en, indien nodig, uw toestemming daarvoor te vragen.

Wij gebruiken uw gegevens in het kader van de voorstelling en uitvoering van onze HR-dienstverlening aan u of uw bedrijf of organisatie, voor de voorstelling en uitvoering van onze dienstencheques-activiteiten, voor de voorstelling en uitwerking van gezamenlijke projecten, partnerships, voor de belangenbehartiging van Human Gold of in het kader van uw dienstverlening als leverancier of consultant.

Meer specifiek gebruiken we uw persoonsgegevens om, in voorkomend geval:

1. u informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Human Gold en om deze beter te kunnen afstemmen op uw noden en wensen of die van uw onderneming;

2. een zakelijke relatie met u of uw onderneming aan te gaan, een dienstverleningsovereenkomst te sluiten en te onderhouden en de uitvoering ervan mogelijk te maken;

3. u proactief cv’s en profielbeschrijvingen van geschikte kandidaten te kunnen voorstellen en de eventuele hieruit voortvloeiende sollicitatiegesprekken te kunnen organiseren;

4. informatie met u te kunnen uitwisselen over het aanbod, de planning en de prestaties van onze uitzendkrachten en huishoudhulpen, evenals van de facturatie en de boekhoudkundige verwerking daarvan;

5. u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, evenementen, workshops en andere promoties/marketingacties van Human Gold die voor u interessant kunnen zijn;

6. u te kunnen contacteren voor het nemen van referenties en het beoordelen van het profiel en de geschiktheid van een kandidaat, die ons toestemming heeft gegeven om u hiervoor te benaderen;

7. u in uw functie bij een publieke instelling (overheid, universiteit, beroepsfederatie, …) te kunnen contacteren voor het behartigen van de belangen van Human Gold;

8. de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te meten. Hiertoe kunnen wij, of een door ons daartoe aangeduide derde partij, u vragen om deel te nemen aan enquêtes, en de verkregen informatie gebruiken en verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren;

9. de bedrijfsveiligheid te garanderen. Hiervoor kunnen we onder meer uw identiteit controleren bij toegang in onze kantoren. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze databases te voorkomen en onze belangen en die van alle in onze databases opgenomen personen te beschermen;

10. aan managementdoelen te voldoen waaronder het aanleveren van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles ter voorkoming van fraude en het uitvoeren van (interne/externe) audits en accountantscontroles;

11. u toe te laten om uw rechten (zie verder) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.

We gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens, naargelang de soort verwerking, op basis van:

1. onze (pre)contractuele relatie en alle daaraan verbonden wettelijke verplichtingen van Human Gold: wanneer we met u of met uw bedrijf of organisatie een overeenkomst onderhandelen of sluiten, hebben we van u of van de daarbij betrokken personen van uw bedrijf of organisatie een aantal gegevens nodig om een gepaste offerte te kunnen indienen en bespreken, om die overeenkomst te kunnen voorbereiden, opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.

Bij de uitvoering van een overeenkomst voor werving & selectie, uitzendarbeid of dienstencheques, communiceren wij uw contactgegevens of die van de door uw bedrijf of organisatie daartoe aangeduide personen, aan onze kandidaten, uitzendkrachten of huishoudhulpen, zodat zij weten tot wie ze zich moeten wenden wanneer ze zich dienen voor te stellen of wanneer ze hun opdracht aanvatten en/of uitvoeren.

2. het legitiem belang van Human Gold of van een derde partij: indien nodig, gebruiken wij uw gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van Human Gold of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor het aanbieden en promoten van alle diensten en/of informatieve boodschappen die in lijn liggen met wat u in de context van onze bestaande of mogelijk toekomstige relatie redelijkerwijs van ons kan verwachten te ontvangen. Dit kan ook gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we uw gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van u?

We verwerken in eerste instantie uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van onze dienstverlening:

  • uw naam en voornaam;
  • uw functie(titel), uw professioneel adres en uw professionele contactgegevens (telefoon- of gsm nummer);
  • e-mailadres;

Voor particuliere klanten dienstencheques gaat het om uw privéadres en de door u gekozen contactgegevens waarop we u kunnen bereiken (telefoon- of gsm-nummer en/of e-mailadres).

Aanvullende gegevens (vb. voorkeurstaal, werkafdeling, …) zijn niet altijd noodzakelijk maar kunnen wenselijk zijn in het kader van het uitbouwen van onze zakelijke relatie of om onze dienstverlening en onze commerciële acties beter te kunnen afstemmen op uw interesses, wensen en noden.

Nog andere gegevens zijn volledig optioneel en zijn er uitsluitend op gericht om een goede persoonlijke relatie met u te onderhouden (vb. datum van uw verjaardag, uw hobby’s, …). Als u ervoor kiest om dit soort persoonlijke gegevens met ons te delen, dan kunnen wij deze in onze database verwerken.

U doet er goed aan om elke wijziging in uw persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven.

5. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Alleen indien nodig voor de verwezenlijking van de onder artikel 3 vermelde doelstellingen, voor de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting (van Human Gold of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van Human Gold of van een derde partij) kan Human Gold bepaalde van uw persoonsgegevens overmaken:

1. aan alle andere vennootschappen van de Human Gold groep in België, voor onder meer:

  • de verwezenlijking van de doelstellingen van onze zakelijke relatie;
  • interne dienstverlening (administratieve taken zoals verwerking van prestaties van uitzendkrachten, dienstencheques, facturatie, klanten- en leveranciersboekhouding, debiteurenbeheer, ...);
  • promoties en marketingacties in het kader van onze dienstverlening;
  • managementinformatie;
  • interne audits;
  • interne dienstverlening;
  • screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme);

2. aan sollicitanten, kandidaten, uitzendkrachten of huishoudhulpen, voor onder meer:

  • afspraken inzake sollicitatiegesprekken;
  • afspraken in het kader van opstart en uitvoering van hun taken;

3. aan onderaannemers en leveranciers van Human Gold, voor onder meer:

  • het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van Human Gold (vb. IT-providers, cloud-providers, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, ...);
  • het leveren van diensten aan Human Gold in het kader van tewerkstelling (bijv. externe medische preventiediensten, …);

4. aan onze bedrijfsrevisoren, audit- en certificatie kantoren, voor onder meer:

  • audit van onze jaarrekeningen;
  • het verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten;
  • audit van subsidiedossiers (bijv. Europees Sociaal Fonds);

5. aan (het auditkantoor of onderzoeksbureau van) Federgon (beroepsfederatie van de HR-dienstverleners),

voor onder meer:

  • het verkrijgen en behouden van het kwaliteitslabel van Federgon;
  • wetenschappelijk onderzoek;
  • tevredenheidsenquêtes;
  • statistische doeleinden ;

6. aan diverse overheidsinstanties in het kader van inspecties en onderzoeken, waaronder

meer:

  • federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;
  • sociale zekerheidsinstanties;
  • fiscale autoriteiten;

7. aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.

Uw persoonsgegevens worden door Human Gold niet verkocht, noch verhuurd of commercieel terbeschikking gesteld aan derden, behalve met uw voorafgaande toestemming.

Bij de ontwikkeling van de activiteiten van Human Gold mag Human Gold activiteiten of activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen uw persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de overgedragen activa.

Wanneer onze leveranciers uw persoonsgegevens verwerken in opdracht van Human Gold, handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen.

Uw persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten België en buiten de Europese Unie. Human Gold neemt daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hierover kan u terecht bij privacy@humangold.be.

6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden bewaard voor de tijd nodig voor de uitvoering van de doelstellingen zoals beschreven in artikel 3 en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

7. Beveiligingsmaatregelen

Human Gold doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen.

Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komt Human Gold met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

8. Wat zijn uw rechten?

Human Gold verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschikt u over een aantal rechten die u op elk moment kan uitoefenen.

U kunt volgende rechten uitoefenen:

-recht van bezwaar

U kunt zich verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kan u enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Human Gold of van een derde (zie hoger in artikel 3). Bij de uitoefening van dit recht zult u via e-mail moeten aangeven tegen welke verwerking u precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.

Bezwaar tegen het gebruik van uw e-mailadres voor nieuwsbrieven, promoties en marketingacties van Human Gold, kan u heel eenvoudig zelf uitoefenen. In elke e-mail die u in dit verband van ons krijgt, heeft u steeds de mogelijkheid om u uit te schrijven.

-recht van inzage

U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Als dit het geval is, kan u volgende informatie opvragen: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we van u bewaren, de categorieën van ontvangers ervan (derde landen of internationale organisaties), de bewaartermijnen of de criteria om die te bepalen, uw overige rechten, andere bronnen van herkomst van uw gegevens en het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen.

-recht op rectificatie (verbetering en aanvulling)

U kunt vragen om alle volgens u onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen. Bij de uitoefening van dit recht zult u in het formulier moeten aangeven welke gegevens u precies wil rechtzetten of aanvullen.

-recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan Human Gold heeft bezorgd, door Human Gold in elektronische vorm te laten overdragen naar uzelf (via het e-mailadres dat u opgeeft in uw aanvraagformulier) of naar een andere door u aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (via zijn e-mailadres dat u opgeeft in uw aanvraagformulier).

-recht op gegevenswissing (vergetelheid)

In de gevallen voorzien door de GDPR, zullen wij op uw vraag overgaan tot verwijdering van uw persoonsgegevens.

-recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken

wanneer:

  • u de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door Human Gold).
  • de verwerking van uw persoonsgegevens door Human Gold onrechtmatig zou zijn, maar u toch uw recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen.
  • wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in deze privacy statement opgenomen doelen (artikel 3), maar u deze wel nog nodig heeft voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.
  • u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).

U kunt uw rechten in principe kosteloos uitoefenen. Dit doet u door een e-mail te sturen naar privacy@humangold.be.

Ten laatste binnen de maand na ontvangst van uw e-mail zullen wij u schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan uw aanvraag hebben gegeven.

Afhankelijk van de moeilijkheid van uw aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we u wel binnen de maand na ontvangst van uw formulier over deze verlenging.

In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, ...) zult u uw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. U zult hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan uw aanvraag kunnen voldoen.

9. Cookies

Op onze websites maken wij gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. u kunt hier meer over lezen in onze Cookie Policy op onze website.

10. Vragen, opmerkingen, klachten en datalekken

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Human Gold of over deze privacy statement, dan kunt u contact opnemen met privacy@humangold.be.

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel.

Heeft u weet van een datalek, of heeft u een vermoeden van een datalek, dan vragen wij u om dit steeds onmiddellijk aan ons door te geven via een e-mail naar privacy@humangold.be.

11. Wijzigingen

Human Gold kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest actuele versie kan u te allen tijde inzien op onze website.

Deze versie dateert van februari 2019.